Lái Hộ Đưa Đón Khách Dự Hội Nghị, Triển Lãm Quốc Tế

Mùa hội nghị, triển lãm quốc tế thường kéo theo một bài toán không nhỏ cho bộ phận hành chính - đối ngoại: ai sẽ đưa đón đối tác, diễn giả, khách VIP đi lại giữa sân bay, khách sạn và trung tâm sự kiện suốt nhiều ngày liền? Nhân viên công ty vừa phải tiếp khách vừa lo tay lái thì khó chu toàn, còn taxi hay xe công nghệ lại thiếu sự chủ động và hình ảnh chuyên nghiệp cần có. Đây chính là lúc dịch vụ lái hộ phát huy đúng thế mạnh: dùng xe của công ty, có tài xế riêng, lịch trình linh hoạt theo từng khách.

Vì sao nên dùng lái hộ khi đón khách hội nghị, triển lãm

Khác với một chuyến đi cá nhân, việc đón tiếp khách quốc tế dự hội nghị hay triển lãm thường có nhiều người tham gia lịch trình cùng lúc: đối tác nước ngoài, ban lãnh đạo công ty, đôi khi cả phiên dịch viên đi cùng. Xe của công ty - vốn được chọn vì phù hợp hình ảnh thương hiệu - vẫn được sử dụng, nhưng người cầm lái là tài xế lái hộ chuyên nghiệp, giúp nhân sự công ty rảnh tay để tập trung trò chuyện, giới thiệu, xử lý công việc trên xe thay vì căng thẳng vì đường sá lạ hoặc giờ cao điểm.

Một lợi ích khác ít ai để ý: tài xế lái hộ không phải người quen trong công ty, nên các câu chuyện trao đổi công việc nhạy cảm trên xe vẫn giữ được sự riêng tư cần thiết, đúng tinh thần phục vụ chứ không can dự.

Những đặc thù khi đưa đón đoàn khách quốc tế

Lịch trình dày đặc, nhiều điểm dừng

Một ngày hội nghị điển hình có thể gồm: đón tại sân bay buổi sáng, về khách sạn nhận phòng, di chuyển đến trung tâm triển lãm, giữa giờ chạy sang địa điểm gặp gỡ đối tác riêng, tối lại đưa đi ăn tiệc chiêu đãi. Với lịch trình nhiều chặng như vậy, đặt lái hộ theo giờ hoặc trọn ngày thường tiện hơn đặt từng chuyến rời rạc, vì tài xế luôn túc trực gần khu vực sự kiện và chủ động chờ khi chương trình kéo dài hơn dự kiến.

Hình ảnh chuyên nghiệp là yếu tố bắt buộc

Khi xe đưa đón đối tác nước ngoài, cách tài xế ăn mặc, chào hỏi, mở cửa xe, xếp hành lý gọn gàng đều góp phần vào ấn tượng đầu tiên về công ty. Nên trao đổi trước với đơn vị lái hộ về yêu cầu này, đặc biệt nếu đoàn khách có lãnh đạo cấp cao hoặc đối tác lần đầu làm việc cùng.

Rào cản ngôn ngữ cần được lường trước

Không phải tài xế nào cũng nói được tiếng Anh trôi chảy, vì vậy công ty nên chuẩn bị sẵn một tờ thông tin ngắn (tên khách sạn, địa chỉ trung tâm hội nghị, số điện thoại người phụ trách) để tài xế có thể phối hợp khi cần, tránh phụ thuộc hoàn toàn vào giao tiếp trực tiếp bằng lời.

Với lịch đón khách quốc tế, thời gian là yếu tố không thể thương lượng - trễ giờ đón ở sân bay hay đến muộn buổi khai mạc đều ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín công ty, nên luôn cần một khoảng dự phòng cho việc tắc đường hoặc chuyến bay thay đổi giờ.

Cách sắp xếp lái hộ cho lịch trình đón khách hội nghị

Để chuyến đưa đón diễn ra suôn sẻ, bộ phận phụ trách có thể chuẩn bị theo các bước sau:

• Lên danh sách toàn bộ điểm đến trong ngày kèm khung giờ dự kiến, gửi trước cho tài xế lái hộ để họ chủ động về đường đi và thời gian di chuyển.
• Đặt lái hộ theo gói giờ hoặc trọn gói nếu lịch trình có nhiều chặng trong một ngày, thay vì đặt riêng lẻ từng chuyến gây gián đoạn.
• Ghi rõ số lượng khách và hành lý để tài xế và công ty cùng thống nhất loại xe phù hợp, tránh tình trạng thiếu chỗ khi đoàn có thêm người vào phút chót.
• Trao đổi trước về trang phục, tác phong mong muốn, nhất là khi đón khách cấp cao hoặc đối tác quan trọng.
• Lưu số điện thoại người phụ trách sự kiện phía công ty để tài xế liên hệ ngay nếu lịch trình thay đổi đột xuất.

Với các sự kiện đã lên lịch từ trước, nên đặt lái hộ sớm thay vì gọi xe gấp trong ngày, vì mùa triển lãm lớn thường có nhiều công ty cùng có nhu cầu đưa đón khách trong khung giờ tương tự.

Lưu ý khi giao xe công ty cho tài xế lái hộ

Vì đây là xe của doanh nghiệp chứ không phải xe cá nhân, nên kiểm tra tình trạng xe trước khi giao (nhiên liệu, giấy tờ xe, vệ sinh nội thất) và xác nhận lại thông tin tài xế qua ứng dụng đặt xe trước khi bàn giao chìa khóa. Nếu công ty có nhiều xe cùng lúc phục vụ nhiều đoàn khách, nên phân công rõ tài xế nào phụ trách xe nào để tránh nhầm lẫn trong ngày cao điểm. Việc đặt và theo dõi lịch trình qua ứng dụng cũng giúp bộ phận hành chính dễ kiểm soát hơn so với gọi điện đặt xe truyền thống - có thể tham khảo thêm cách vận hành trong bài viết khác trên chuyên mục Kinh nghiệm.

Khi nào nên đặt lái hộ trước cho sự kiện lớn

Với các hội nghị, triển lãm quy mô lớn thường được công bố lịch từ nhiều tuần trước, công ty hoàn toàn có thể lên kế hoạch đặt lái hộ song song với việc chuẩn bị đón tiếp khách - đặt càng sớm, càng dễ chọn được tài xế quen việc, hiểu rõ khu vực trung tâm hội nghị và các tuyến đường thường xuyên ùn tắc vào giờ khai mạc, bế mạc. Có thể tải ứng dụng LáiHộ để đặt trước theo khung giờ, theo dõi tài xế trên bản đồ và chủ động điều chỉnh lịch trình ngay khi có thay đổi từ phía đoàn khách.

Kết luận

Đưa đón khách dự hội nghị, triển lãm quốc tế không chỉ đơn thuần là chở người từ điểm A đến điểm B, mà còn là một phần trong cách doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp với đối tác. Chuẩn bị lịch trình rõ ràng, trao đổi trước với tài xế lái hộ về yêu cầu công việc, và đặt xe sớm cho những ngày cao điểm sẽ giúp cả đoàn di chuyển an toàn, đúng giờ mà nhân sự công ty vẫn tập trung được vào việc tiếp đón, làm việc thay vì lo chuyện cầm lái.